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¿Te ha pasado alguna vez que estás haciendo un trámite, te piden unos documentos personales o comprobantes y tienes idea de dónde están? Como consecuencia, te tienes que pasar horas buscando y al borde de un ataque de nervios.
Como dice el refrán...”Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”. Será más fácil saber qué hacer con tus documentos si cuando llegas a casa, ya tienes un lugar en donde colocarlos.
Para empezar, hay que tener claro cuáles son los documentos importantes que debemos tener a mano y siempre archivados en un mismo lugar. Algunos de ellos son:
• Listado de documentos importantes. Es conveniente hacer una lista de los documentos que tienes guardados en una caja fuerte, en el banco o en otro lugar, y que son los que consideras importantes. Esos documentos puede ser: actas de nacimiento, títulos de terrenos, títulos del coche o coches, acta de matrimonio, fideicomisos, etc.
• Testamento. Por obvias razones, es mejor que el testamento esté en un lugar lógico para su búsqueda y que se pueda localizar rápidamente. Lo mismo se aplica si tienes algún seguro o programa funerario de prevención.
• Pólizas de seguros. No solo los de vida, también los del coche o piso/casa.
• Facturas o recibos de las compras grandes que hayas hecho; como muebles, aparatos electrodomésticos, etc. Si lo prefieres, ten a la mano solo copias y los originales pueden guardarse también en una caja fuerte, en casa o en el banco.
• Manuales de instrucciones y garantías de los aparatos que hayas comprado; como lavadora, estéreo, televisor, etc.
• Información de tus tarjetas de crédito. Ten a mano una lista de las cuentas, NIP y teléfonos dónde avisar en caso de perdida o robo de las tarjeta.
• Historial médico. Es recomendable guardar las todas las recetas, resultados de análisis y estudios médicos; sobre todo si se padece alguna enfermedad de consideración. Si tienes mascota, también incluye su registro de vacunas.
• Comprobantes de escolaridad. Títulos universitarios o de posgrado, diplomas, certificados, etc. Puedes tener a mano copias y los originales guardarlos en más seguro.
• Pasaportes y visados. Si eres viajero frecuente, conviene tenerlos a mano, eso sí, procura guardar copias de cada página del pasaporte.
• Estractos bancarios, tarjetas de crédito e inversiones. Lo recomendable es conservar los registros y movimientos unos cinco o seis años.
• Historial de impuestos. Al igual que en los comprobantes bancarios, procura conservar todos los comprobantes de tu declaración de renta de varios años, de 5 a 6 años.
• Documentos del trabajo. Pueden ser contratos, prestaciones, recibos de nómina, etc.
• Pagos de servicios. Estos son los pagos de luz, agua, gas, teléfono, televisión por cable, etc. También puedes incluir los pagos de la renta.
• Seguridad social y prestaciones relacionadas. Todas las altas al seguro social, cambios, documentos sobre prestaciones, etc.
• Pagos de préstamos o hipotecas. Es importante guardar desde el primer comprobante de pago, hasta el último. Una vez finalizado, puedes conservarlos hasta dos año más.
En general, estos son los documentos que resumen tu vida y tu identidad, debes tenerlos a mano para evitar cualquier contratiempo. Muchos de ellos te los puede facilitar tu banco o caja. También puedes tenerlos digitalizados en tu ordenador, o mejor aún, en un disco duro externo Eso sí, no te olvides de hacer copia de seguridad de los ficheros de tu disco duro cada cierto tiempo.
