Como organizarse en 7 pasos

1. Reduzca antes de organizar

El principal error que comenten la mayoría de personas cuando intentan organizar una habitación, sus papeles, sus tareas o proyectos, es que el desorden es ya descomunal, lo que les provoca desmotivación y pereza. Si usted tiene una habitación totalmente desordenada y llena de cosas (que muchas veces ni siquiera le resultan útiles), puede intentar ordenarlo todo, pero al final, siempre se verá una habitación abarrotada, lo que da sensación de desorden. La misma cosa sucede cuando usted tiene un exceso de tareas diarias, puede intentar organizar el horario, pero le será difícil cumplirlo por el propio exceso. La solución en ambos casos es reducir, eliminar, simplificar. Tomando el ejemplo de la habitación desordenada, si tiene en ella 100 cosas, quédese sólo con un 20% de las cosas que realmente le gustan o verdaderamente usa regularmente. Lo mismo le aconsejo con su agenda, quédese con las tres o cuatro tareas que considere verdaderamente importante.
Como reducir: coja todas las cosas de la habitación o cajón y vacíelas en un gran contenedor, después vaya escogiendo sólo aquellas cosas que realmente le gusten o de las que haga uso de ellas regularmente. Verá que al final de este proceso tendrá una montaña de cosas que no necesita y que puede sacar de su hogar. Este material lo puede donar, vender o regalar a alguien que lo necesite más que usted.
Si con alguna de las cosas tiene dudas a la hora de descartarla, coja una caja, no demasiado grande, y etiquétela con la palabra quizás y póngale fecha, si al cabo de ocho o nueve meses no usó o necesitó ninguna de las cosas que allí guardó, puede descartarlas.

2. Si se acordó o pensó alguna cosa importante, escríbala

Nuestras mentes son maravillosas, pero viven titubeando. No nos acordamos de las cosas cuando necesitamos recordarlas, y recordamos cosas constantemente cuando no las necesitamos. En vez de usar su mente como un archivo de cosas para recordar, escríbalas. Tenga siempre, allí donde se encuentre, un pequeño cuaderno en el bolso o bolsillo y escriba las cosas importantes que tenga que realizar que le vengan a su mente. Después, si fuese necesario, páselas a su agenda. De esta manera, no olvidará ninguna de las cosas importantes que tiene que realizar.

3. Tenga cajas o bandejas de entrada

Coja dos cajas, una para su casa y otra para el trabajo.
En el trabajo: A muchas personas el papel les llega a su escritorio y se esparce por un montón de sitios. Recados, recordatorios y números de teléfonos están por doquier. En vez de eso, tenga una bandeja de entrada, y ponga todo el material de este tipo en ella. Entonces, una vez al día (a primera hora o al final de la jornada) procese la bandeja de entrada para vaciarla. Coja un ítem de la bandeja y decida qué hacer con él inmediatamente: lance, delegue, archive o póngalo en su agenda para realizarlo en una fecha concreta. Haga lo mismo con el resto de ítems.
En casa: proceda del mismo modo que en su trabajo y no deje cosas sin resolver.

4. Cada cosa en su lugar

Cada cosa debe tener un lugar propio:
¿Dónde deja usted las llaves de su coche cuando llega a casa?. Lo mejor para no perderlas es tener un lugar fijo donde dejarlas. Lo ideal al lado de la puerta de entrada
¿Dónde pone sus bolígrafos? Cada cosa debe tener un lugar y si no lo tiene, lo debe crear.
Si encuentra cosas encima de la cama, mesa o escritorio, usted sabe que la mayoría de veces esas cosas no deberían estar allí, encuéntreles su lugar. No deje las cosas por cualquier sitio. Aplique el mismo concepto para la información.

5. Guárdelo ahora

La mayoría de personas tienen la costumbre de colocar una cosa encima de la mesa o escritorio con la intención “guardarlo después”. Este hábito es el mayor enemigo de la organización. Guárdelo en ese mismo instante, sólo le llevará unos segundos y esto le ayudará mucho en la limpieza y organización después. Al principio le requerirá un pequeño esfuerzo, pero en poco tiempo se convertirá en una acción habitual y natural.

6. Organice siempre

Este punto está estrechamente relacionado con el anterior. Este hábito es muy eficaz, porque es más fácil organizar las cosas mientras usted está trabajando que dejar que se acumule para hacer una gran sesión de limpieza después, al final del día o de la semana. Por ejemplo: si está cocinando, intente lavar los platos y utensilios nada más usarlos, en lugar de amontonarlos, ya que le resultará mucho más desagradable lavarlos después. Hacerlo en pequeñas dosis es más agradable con lo que aumenta la probabilidad de realizarlo. Si hay un gran desorden y una enorme cantidad de cosas para fregar y limpiar nos sentimos intimidados y aumenta la probabilidad de dejarlo para después.

7. Desarrolle procesos y rutinas

Ser ordenado y tener una casa o un ambiente de trabajo bien organizado es tremendamente gratificante. El problema es que enseguida las cosas tienden a desordenarse. Está comprobado que las cosas tienden a moverse en dirección al casos. Una solución es desarrollar sistemas para mantener nuestra organización a raya. Por ejemplo: el procesamiento de la caja de entrada que mencionábamos en el punto 3. Este es un procedimiento específico para procesar todos los documentos o papeles de entrada, y usted se crea la rutina de hacerlo una vez por día o por semana. Todos los sistemas siguen las mismas líneas maestras: procedimientos específicos que se realizan en un intervalo de tiempo (una vez al día, dos veces a la semana, una vez al mes, etc.) Es importante que usted sea capaz de identificar los sistemas que emplea en su vida. Ellos existen aunque usted no sea consciente de ellos, el problema es que pueden ser complicados y caóticos. Una manera de organizarlos y simplificarlos, es escribirlos. Hágalo para las tareas relacionadas con sus hijos, la casa, el trabajo… Una vez haya escrito y definido de manera eficaz estos sistemas, vigile para que se cumplan y funcionen.